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Sobre os custos dos departamentos



GráficoDe forma geral as empresas englobam os custos totais num grupo, que é subtraído aos proveitos totais para se apurar o lucro, ao qual se deduz os impostos. Feliz ou infelizmente é assim que a maioria das pequenas empresas são geridas.

Por muito que se tente aprofundar a gestão dos custos e controlá-los, na maioria das vezes esbarra-se em desculpas por parte do responsável daquele custo em particular. Os principais responsáveis pelos custos mais elevados são quase sempre os comerciais das empresas, que necessitam de alguma liberdade para conseguirem vender as soluções apresentadas.

Os custos mais associados aos comerciais são sempre o combustível, as refeições, as viagens, as estadias e as chamadas telefónicas. São as grandes ferramentas destes funcionários para que a empresa venda e funcione. De facto, se começarmos a dificultar as acções deles, pode acontecer perdas de funcionalidades que se poderão reflectir na diminuição das vendas. Este tipo de custo deve ser contrabalançado com o proveito gerado pelo comercial.

Além destes funcionários, existem também aqueles que, ao terem os recursos das empresas à sua disposição, não se coíbem de os usar a seu bel-prazer, tais como telemóvel, viatura, material de escritório, etc. No entanto, é fácil gerir estes custos e até diminui-los, o que acaba por se manifestar num lucro maior e consequentemente uma melhor saúde para a empresa.

Os programas orientados para a contabilidade e/ou facturação têm, na generalidade, funcionalidades de gestão por centros de custo e alguns até contemplam orçamentação da actividade, que consiste em prever os custos e proveitos do ano seccionados por mês, ou por semana, ou mesmo por dia.

Com a gestão por centros de custo eu posso atribuir custos a um departamento, ou até mesmo a um funcionário, bem como o proveito que este gerou. E perguntam: mas como vou eu definir o proveito gerado por um secretário, cuja função não é vender ou produzir?

Pode parecer complexo, mas eu explico uma das hipóteses:

FuncionárioImaginemos uma empresa com 20 funcionários, em que 5 são comerciais. Atendendo que o objectivo da empresa é a venda de produtos, os comerciais são funcionários directos, logo vamos atribuir ao departamento comercial 50% dos proveitos. Isto quer dizer que os restantes 50% irão ser distribuídos pelos outros departamentos. Na área industrial esta divisão pode ser um pouco mais complexa.

Então, cada vendedor terá 10% dos proveitos totais do mês e os outros 15 funcionários ficarão com 3,33% de proveito cada um. Isto quer dizer que quando eu comparar o custos de cada funcionário (incluindo vencimentos, segurança social, combustível, papel, canetas, etc.) com a percentagem respectiva do proveito gerado, aquele têm de ser substancialmente mais baixo que este.

E estou a descartar aqui a percentagem média de lucro da empresa que deve ser descontada ao proveito. Por exemplo, se uma empresa tem uma média de lucro de 35% nos seus produtos, este valor deve ser descontado ao proveito atribuído ao funcionário. Ficaria 6,5% para cada comercial e 2,47% para os restantes. Ainda podíamos descontar os impostos, mas não vamos complicar mais.

Como é evidente, este tipo de comparação é deveras subjectivo. Se os comerciais não fizerem o trabalho deles convenientemente e não gerarem proveitos, os custos irão ser mais altos que os proveitos em todos os departamentos. No entanto, com este tipo de análise consegue perceber-se onde cortar a nível de custos e onde intervir para angariar mais proveito.

Este estudo deve ser feito numa base mensal mas acumulada, uma vez que pode acontecer um mau mês, para outros melhores. Claro que no caso de um mau mês os alarmes devem soar todos para que haja esforço para o melhorar.

Gráfico