Outlook

Dentre todas as aplicações integradas no MS-Office, o Outlook é sem dúvida um dos melhores utilitários, uma vez que se trata de um mini-CRM (Gestor de Relações com Terceiros). Ficam aqui algumas orientações sobre algumas das melhores funcionalidades do Outlook.

Gestor de Correio Electrónico

Ao longo dos anos a Microsoft tem vindo a aperfeiçoar esta funcionalidade, acrescentando melhoramentos significativos. Por exemplo, é possível agrupar os correios electrónicos pelos campos que forem mais convenientes para o negócio. Apesar do agrupamento por defeito ser por data, mostrando os correios de hoje, separados dos de ontem e dos da semana passada, também é possível agrupar por assunto, contactos, conversação, categorias, etc; 

Contém um conjunto de regras personalizadas para que seja possível tratar de forma específica qualquer correio que se receba ou envie. Por exemplo, desviar um correio para uma pasta especialmente criada para aquele assunto, logo que chegue; 

Interage com outros programas do Office permitindo embeber folhas específicas de cálculo ou de texto, imagens ou outras funcionalidades, directamente no corpo das mensagens, incluindo algum HTML específico do próprio Office; Chamadas de atenção para a recepção de correio personalizadas; Gestão de correio não solicitado, etc.

Gestor de Contactos

Esta funcionalidade permite fazer uma excelente gestão das relações com os clientes, fornecedores, bancos, etc. Na ficha de contacto existem uma imensidão de campos que nos ajudam a controlar a informação dos terceiros, mas existe um que queria realçar: o das observações, onde pode adicionar itens de correio, de tarefas, de calendário, etc., e ainda escrever o que quiser sobre o contacto. Esta função ajuda bastante a ter a informação de reuniões ou sobre o próprio contacto, classificações, etc. 

Gestor de Compromissos

O Calendário do Outlook é o local onde podemos agendar compromissos simples, ou mais complexos, mas sempre de forma simples. Posso, por exemplo, agendar um compromisso estando a consultar um contacto, bastando para isso clicar com o botão direito do rato em cima do contacto, convidando, assim, o meu contacto para o meu compromisso (marcação de uma reunião, por exemplo). 

Posso definir periodicidades, adicionar outros itens do Outlook, como em Contactos, e ainda escrever algo sobre o compromisso. Posso ainda inserir ficheiros, tais como PDFs, Docs, XLS, etc. para ajudar a perceber e estudar o compromisso.

Existem ainda o Gestor de Tarefas, onde pode gerir compromissos sem data final, e as Notas (tipo Post-Its), onde pode guardar todo o tipo de informação que necessitar. O Outlook também permite a criação de pastas específicas para que se possa organizar tanto os correios, como os contactos ou os compromissos por tema, para que a gestão destas funcionalidades seja mais simples e facilmente se encontre a informação necessária.